Czterodniowy tydzień pracy

Pomysł pojawił się w grudniu 2022 roku i został początkowo zaproponowany przez Iwonę Durlak, współzałożycielkę i szefową Działu Prawa Rodzinnego. Iwona osobiście zmagała się z wymaganiami pracy prawnika w połączeniu z obowiązkami rodzinnymi. Zauważyła też podobne wyzwania dotyczące jej zespołu i prawników w szerszym kontekście — zwłaszcza w zakresie zdrowia psychicznego, wypalenia zawodowego i równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

Zdając sobie sprawę z emocjonalnej intensywności prawa rodzinnego oraz szerszych nacisków w branży prawniczej, zdecydowaliśmy się na próbne wprowadzenie czterodniowego tygodnia pracy, opierając się na przekonaniu, że może to poprawić dobrostan, produktywność oraz jakość obsługi klienta.

Jako kancelaria butikowa mogliśmy działać zdecydowanie. Decyzja została podjęta w grudniu 2022 roku, a wdrożona od stycznia 2023 roku w Dziale Prawa Rodzinnego. Próba była jasno komunikowana jako pilotaż, dając przestrzeń do oceny i wprowadzania zmian. Kluczowe elementy struktury obejmowały:

• Pełna dostępność dla klientów przez pięć dni w tygodniu dzięki przesuniętemu harmonogramowi dni wolnych pracowników
• Zaufanie do już silnego i zaangażowanego zespołu
• Nacisk na planowanie, komunikację wewnętrzną oraz pracę ukierunkowaną na rezultaty

Wyniki po dziewięciu miesiącach były jednoznaczne:

• 122% przychodu z opłat w porównaniu z poprzednim okresem, pomimo że odnotowano jedynie 80% godzin pracy
• 100% dobrowolnej retencji pracowników (wskaźnik, który utrzymujemy od listopada 2022 roku)
• Miesięczne oceny satysfakcji pracowników ze średnią 8,98/10**
• Wzrost satysfakcji klientów, mierzony kwartalnymi badaniami Net Promoter Score (NPS)

Te dane dały nam pewność, by rozpocząć wdrożenie w całej firmie w październiku 2023 roku, z pełnym przyjęciem w wszystkich działach i wśród personelu pomocniczego do wiosny 2024 roku.

Wciąż stosujemy mieszany model rozliczeń godzinowych i stałych opłat. Jednak świadomie zmierzamy w kierunku wycen opartej na wartości oraz uzgodnionych opłat, gdzie tylko jest to możliwe.

Osiągnięte przez nas efektywności — szczególnie w zakresie czasu niepodlegającego rozliczeniu i realizacji spraw o stałej opłacie — pozwoliły nam utrzymać silne wyniki finansowe bez zwiększania presji na zespół. Planowane jest stopniowe wycofanie rozliczeń godzinowych we wszystkich działach, choć nie zostało to jeszcze w pełni wdrożone.

Jednym z powszechnych błędnych przekonań jest to, że „80% czasu pracy oznacza 80% efektów”. Nasze dane temu przeczą. Produktywność wzrosła, a nasza rentowność znacznie się poprawiła:

• Wzrost obrotów o 22,21% (rok finansowy kończący się we wrześniu 2024)
• Wzrost zysku o 29% w tym samym okresie

Osiągnięto to dzięki:

• Bardziej skoncentrowany i wypoczęty zespół
• Myślenie ukierunkowane na efektywność w całej firmie
• Wykorzystanie ram
  STREAM:  Standaryzacja, Technologia i AI, Odpoczynek i regeneracja, Eliminacja nieefektywności, Automatyzacja oraz Efektywność spotkań

Stosujemy również zasadę 80/20 i aktywnie kwestionujemy niepotrzebne lub przestarzałe procesy robocze.

Ciągłość obsługi klienta jest kluczowa. My:

• Przesuwamy dni wolne, aby zawsze była dostępna przynajmniej jedna osoba.
• Promujemy otwartą komunikację w zespole oraz korzystanie ze wspólnych kalendarzy.
• Wspieramy elastyczność — nasza kultura pozwala prawnikom być dostępnych w przypadku pilnej potrzeby klienta, nawet jeśli przypada to na ich dzień wolny od pracy.

Na przykład, gdy klient przyjechał z zagranicy na spotkanie, a jego główny prawnik był na urlopie, inny partner przejął sprawę. Ta kultura odpowiedzialności i elastyczności pozwala nam utrzymywać wysoki poziom satysfakcji klientów.

Duże znaczenie ma dla nas nasz framework STREAM oraz kultura innowacji. Każda osoba w firmie jest zachęcana do wniesienia wkładu w usprawnienia procesów. Wprowadziliśmy system bonusów za innowacje, aby motywować członków zespołu do myślenia o tym, jak ich własna praca, dział lub cała firma mogą działać bardziej efektywnie.

W rezultacie wdrożyliśmy kilka narzędzi oszczędzających czas, w tym rozwiązania do automatycznych notatek ze spotkań, tłumaczeń wewnętrznych oraz bardziej efektywnego tworzenia e-maili. Kluczowe jest utrzymanie otwartego sposobu myślenia w całej firmie i zachęcanie wszystkich do proaktywnego poszukiwania mądrzejszych metod pracy. Zaangażowanie jest również większe, gdy ludzie czują się upoważnieni i wspierani dzięki elastyczności.

Nasza firma koncentruje się na efektach. Nie ustalamy celów dotyczących liczby godzin rozliczeniowych, ale:

• Wymagamy dokładnego rejestrowania czasu pracy (zarówno rozliczanego, jak i nierozliczanego).
• Ustalamy miesięczne cele dotyczące fakturowania i wyników finansowych.
• Monitorujemy satysfakcję klientów oraz wyniki finansowe.

Nie ma znaczenia, gdzie i jak pracują ludzie — liczy się tylko to, aby osiągali wyniki zgodne z celami klientów i firmy.

Wpływ był znaczący:

• 100% dobrowolnej retencji od listopada 2022 roku
• Rekrutacja z czołowych 30 brytyjskich kancelarii prawnych — ogromne osiągnięcie dla butikowej kancelarii z siedzibą w Manchesterze

W połączeniu z naszym w pełni elastycznym modelem pracy zdalnej, czterodniowy tydzień pracy stał się istotnym atutem i integralną częścią naszej strategii rozwoju.

Tak. Czterodniowy tydzień pracy nie jest uniwersalnym rozwiązaniem problemów ze zdrowiem psychicznym ani wypaleniem zawodowym. Nasze niedawne badanie dotyczące zdrowia psychicznego (październik 2024) wykazało, że choć wszyscy respondenci pracujący cztery dni w tygodniu zgłaszali poprawę dobrostanu, niektórzy członkowie zespołu wciąż doświadczają wypalenia lub innych wyzwań związanych z obciążeniem pracą i stresem.

Odpowiedzieliśmy na to, wzmacniając nasz Komitet ds. Zdrowia Psychicznego i Dobrostanu, usprawniając spotkania indywidualne oraz planując szkolenia menedżerów w zakresie świadomości zdrowia psychicznego. Kluczowe dla utrzymania korzyści są równowaga, komunikacja i realistyczne oczekiwania.

Tak — z pewnymi zastrzeżeniami. Większe kancelarie działają w silosach działowych, które mogłyby niezależnie przyjąć taki model. Wyzwanie leży w kulturze organizacyjnej. Wysokie cele dotyczące godzin rozliczeniowych i modele wyceny oparte na czasie kolidują z podejściem wymaganym do skutecznego wdrożenia.

Aby działało to na większą skalę, firmy mogą potrzebować przejścia na wycenę opartą na wartości oraz przyjęcia przywództwa ukierunkowanego na wyniki. Jest to możliwe, ale wymaga poważnego zaangażowania.

• Zacznij od pilotażu w jednym zespole lub dziale.
• Mierz wszystko: produktywność, wyniki finansowe, satysfakcję klientów, dobrostan.
• Buduj kulturę zaufania i autonomii.
• Skup się na efektach i wynikach — nie na nakładzie czasu i godzinach pracy.
• Angażuj swój zespół i daj mu możliwość proponowania usprawnień.

Jeśli Twoi ludzie, kultura i przywództwo są zgodne, czterodniowy tydzień pracy może zwiększyć nie tylko dobrostan, ale także rozwój, innowacje i rentowność.